Système d'information
interne

I.- SYSTÈME D'INFORMATION INTERNE. ( SII )

Conformément à la loi 2/2023, du 20 février, réglé par la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, AUSA CENTER SLU, AUSACORP SL et IMPROBAGES SAU déclarent qu’ils ont un système d'information interne, étant chaque entreprise  responsable du traitement des données personnelles conformément aux dispositions de la législation en vigueur dans ce domaine.

Afin de renforcer la culture des infrastructures d'information et d'intégrité des sociétés susmentionnées, et de promouvoir la culture de la communication en tant que mécanisme de prévention des activités ou omissions pouvant constituer des infractions pénales ou administratives graves ou très graves, les sociétés, à cet effet, ont nommé le Directeur des Ressources Humaines du Groupe en tant que personne  Responsable de la conformité pénale, ainsi que la personne responsable du système et ont activé à travers de divers moyens, un  canal éthique (canal d'information interne) pour contacter:

À la demande de l'informateur, la communication peut également être soumise dans le cadre d'une réunion en face à face avec la personne PCR/RSII, dans un délai maximum de sept jours.

Les renseignements verbaux, lors d'une rencontre en personne avec la personne de la RCR/RSII, doivent être documentés de l'une des façons suivantes, avec le consentement préalable de l'informateur :

a) au moyen d’un enregistrant de la conversation dans un format sûr, durable et accessible; ou

(*) L'informateur sera averti que la communication sera enregistrée et sera informé du traitement de ses données conformément aux dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

b) au moyen d'une transcription complète et exacte de la conversation menée par la personne de la RCR/RSII.

Sans préjudice des droits qui lui correspondent conformément à la réglementation sur la protection des données, il será offert à l'informateur , la possibilité de vérifier, rectifier et accepter, à travers la signatura de la transcription de la conversation.

Le Système d'Information Interne est conforme aux exigences de l'article 5.2 de la Loi de Référence :

a) Elle permet, aux personnes auxquelles la loi s'applique, de communiquer par divers moyens, des informations au sujet des infractions prévues à son article 2.

b).- Il est géré de manière sécurisée, en veillant à ce que les communications puissent être traitées efficacement au sein des entreprises, ainsi que la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication, et les actions développées dans la gestion et le traitement de celle-ci, ainsi que la protection des données,  empêcher l'accès par personnel non autorisé.

c).- Il compte sur un protocole qui établit des garanties pour la protection des informateurs :

-Preuve de réception dans les sept jours naturels, suivant la réception de l'information.

-Délai maximum de trois mois pour répondre aux actions de la recherche, aux termes de l'article 9 de la loi, en remplissant et en conservant avec diligence un livre-dossier d'information.

            -Possibilité de maintenir la communication avec l'informateur.

-Établissement du droit de la personne concernée d'être informée des actions ou omissions qui lui sont attribuées et d'être entendue.

-Garantie de confidentialité lorsque la communication est envoyée par des canaux de plainte autres que ceux établis ou au personnel non responsable de son traitement, ainsi que l'obligation pour la personne qui la reçoit, de l'envoyer immédiatement à la personne responsable du système.

-Concernant la présomption d'innocence et l'honneur des personnes concernées.

-Concernant les dispositions relatives à la protection des données (Titre VI Loi de référence).

-Engagement à transmettre immédiatement les informations au Ministère Public, lorsque les faits pourraient être révélateurs d'un crime.

II.- TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES.

AUSA CENTER SLU traitera les données personnelles incluses dans les communications reçues qui soient protégées par la Loi 2/2023, en tant que responsable du traitement, lorsque vous êtes un travailleur de AUSA CENTER SLU (et quand, dans un autre cas, vous avez soumis des informations concernant cette société), et en tant que responsable du traitement lorsque vous êtes un travailleur de AUSACORP SL ou IMPROBAGES SAU (et quand,  sinon, vous avez soumis des informations concernant l'une de ces sociétés), afin de pouvoir les gérer et d'engager, le cas échéant, la procédure d'enquête correspondante. La base juridique du traitement sera l'accomplissement d'une obligation légale, dérivée de la Loi de référence. Si la communication contient des informations de nature spéciale, la base juridique est l'intérêt public essentiel et les autres dispositions énoncées au paragraphe 2 de l'art. 9.2. Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques, à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

De même, il a été indiqué que ces données personnelles peuvent être traitées et transférées par le personnel autorisé à cette fin uniquement, lorsque cela est nécessaire pour l'adoption de mesures correctives à AUSA CENTER ou le traitement de sanctions ou de procédures pénales qui, le cas échéant, se déroulent. Les données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire pour décider l'opportunité d'ouvrir une recherche sur les faits rapportés. Dans tous les cas, si cette décision n'est pas prise dans les trois mois, les données personnelles contenues dans la communication seront supprimées, sauf dans le but de conserver des preuves du fonctionnement du système.

Les données personnelles non considérées comme vraies seront également supprimées, sauf que cette manque de véracité peuve constituer une infraction pénale, au cas où les informations seront conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la procédure judiciaire.

Enfin, il est précisé qu'à tout moment le communicant peut demander au responsable du traitement correspondant, l'accès à ses données personnelles, leur rectification ou suppression, ou la limitation de leur traitement, ou s'opposer, ainsi que le droit à la portabilité des données, en envoyant un courrier accompagné d'une photocopie de sa pièce d'identité par courrier ordinaire sur l’adresse : Rue Castelladral,  1 08243 Manresa (Barcelone), email rgpd@ausa.com; T: 938 74 73 11 Fax: +34 938 741 211 et, dans le cas où vous avez subi un type d'ingérence dans l'exercice de vos droits, vous avez la possibilité de déposer une réclamation auprès de l'autorité compétente, l'Agence Espagnole de Protection des Données, l'organisme qui sutient l'autorité de contrôle en la matière,  situé à Rue Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NON-REPRÉSAILLES.

AUSA CENTER s'engage expressément à ne pas effectuer d'actes constitutifs de représailles, y compris des menaces ou des tentatives de représailles, contre les personnes qui soumettent une communication conformément aux dispositions de la Loi 2/2023, et à appliquer des mesures de protection lors du traitement d'un dossier, à l'égard des personnes affectées par une éventuelle communication.

IV.- EXEMPTION ET ATTÉNUATION DE LA SANCTION.

Lorsqu'une personne qui il y aurait participé à la commission de l'infraction administrative faisant l'objet de l'information est celle qui en signale l'existence en soumettant les informations et pour autant qu'elles aient été soumises avant que l'ouverture de la procédure d'enquête ou de sanction n'ait été notifiée, l'organisme compétent pour résoudre la procédure,  par décision motivée, elle peut la dispenser de l'exécution de la sanction administrative qui lui correspond pour autant que les points mentionnés à l'article 40 de la Loi en question soient avérés.

(**) Bien que les communications soient soumises, dans la mesure du possible, de préférence par la voie interne, elles peuvent également être envoyées, le cas échéant, à l'Autorité indépendante pour la protection de l'informateur (à ces fins devant l'Office de lutte antifraude de Catalogne), au Parquet ou au Parquet européen, selon le cas.